Reforma al Reglamento de Contratación Pública en Costa Rica y las nuevas reglas para venderle al Estado

La reforma al Reglamento de Contratación Pública de Costa Rica ya es una realidad. El Decreto Ejecutivo N.° 45782, publicado en La Gaceta el 26 de mayo de 2026, modifica 31 artículos del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

Si su empresa participa en licitaciones públicas, hay cinco cambios que afectan directamente la forma en que prepara sus ofertas, defiende sus precios y estructura sus subcontratos. En este artículo se los explicamos sin tecnicismos.

Esta guía está respaldada por la práctica de Corporación GC en contratación administrativa, contencioso-administrativo y casación ante la Sala Primera. Si necesita asesoría puntual antes de presentar una oferta o impugnar una adjudicación, vea nuestra área de contratación pública.

1. El precio de su oferta: las reglas del juego ahora están en el pliego

Hasta ahora, uno de los momentos más inciertos de cualquier licitación era el análisis de razonabilidad del precio: la Administración comparaba su oferta contra un precio de referencia generado por el sistema, sin obligación expresa de revelarlo en el pliego. Si su precio se salía de ciertos rangos, su oferta podía rechazarse sin que usted hubiera tenido oportunidad real de explicarse.

La reforma cambia ese escenario en tres frentes:

1. Transparencia obligatoria. El precio de referencia y las bandas de tolerancia (los valores máximos y mínimos dentro de los cuales un precio se considera aceptable) ahora deben estar expresamente consignados en el pliego de condiciones. Antes de cotizar, usted ya sabe contra qué lo van a comparar. Además, el banco de precios que alimenta esos cálculos se construirá con los precios efectivamente adjudicados en los últimos doce meses, no con simples precios ofertados, lo que da referencias más realistas.

2. Carga nueva sobre el oferente. Si usted decide cotizar por encima o por debajo de las bandas conociéndolas, debe presentar la justificación desde la propia oferta. Ya no es válido esperar a que la Administración pregunte. Quien cotiza fuera de los rangos sin explicar por qué, parte con desventaja.

3. Una sola oportunidad para defenderse. Cuando la Administración indaga un precio por considerarlo ruinoso (demasiado bajo para ser creíble) o excesivo, el oferente debe aportar en ese momento toda la información y los documentos que justifican su precio. Lo que no presente en esa única oportunidad, no podrá alegarlo después. La buena noticia: la Administración ya no puede exigirle el presupuesto detallado en esa indagatoria; pero si usted lo aporta voluntariamente, está obligada a considerarlo.

Qué hacer en la práctica. Documente su estructura de costos antes de ofertar, no después. Si su estrategia comercial implica precios agresivos, prepare desde ya el expediente que los respalda: contratos con proveedores, economías de escala demostrables, registros contables. En el nuevo esquema, el precio se defiende una sola vez y por escrito.

2. Subsanación de ofertas: más oportunidades de salvarlas, pero plazos menos predecibles

La subsanación es el mecanismo que permite corregir defectos de una oferta después de presentada: una certificación que faltó, una declaración incompleta o un documento desactualizado. En el régimen anterior, la Administración hacía una única prevención consolidada y lo que quedara fuera de ella ya no se podía corregir.

La reforma introduce dos cambios favorables para los oferentes:

• Segunda solicitud de subsanación o aclaración. Cuando resulte imprescindible para el adecuado análisis de las ofertas, la Administración podrá hacer una segunda prevención. Es una norma excepcional, no una regla, pero significa que más ofertas con defectos corregibles van a sobrevivir al análisis.

• Subsanación del desglose del precio. La omisión del desglose de la estructura del precio (un motivo clásico de exclusión) ahora es expresamente subsanable, siempre que la información sea verificable a partir de los documentos presentados con la oferta y no le otorgue una ventaja indebida.

La contracara: la previsibilidad de los plazos. Antes, el reglamento fijaba plazos máximos según el tipo de licitación; ahora el plazo para atender una prevención lo define la Administración en cada caso, según la naturaleza y complejidad de lo solicitado, y puede prorrogarse mediante acto motivado.

Qué hacer en la práctica. Monitoree el expediente electrónico todos los días en SICOP. Un plazo corto mal atendido sigue teniendo la misma consecuencia de siempre: la caducidad de su derecho a subsanar.

3. Subcontratación: más flexibilidad para estructurar su oferta

Si su empresa ejecuta contratos públicos apoyándose en subcontratistas, esta parte de la reforma le interesa especialmente. Hay tres novedades de peso:

1. Los contratos de aprovisionamiento quedan fuera del concepto de subcontratación. Las compras de bienes o servicios que usted necesita para ejecutar lo pactado (insumos, materiales, servicios accesorios) ya no se cuentan como subcontratación. Esto libera espacio dentro del límite legal del 50% del monto del contrato que la ley permite subcontratar, y elimina discusiones frecuentes sobre si un proveedor de insumos debía contarse como subcontratista.

2. Reemplazo de subcontratista en cualquier momento. El adjudicatario ahora puede sustituir a un subcontratista durante la ejecución, con el visto bueno de la Administración y previa verificación de que el sustituto cumple los mismos requisitos. Antes no existía regla expresa y el cambio de un subcontratista problemático podía convertirse en un limbo jurídico.

3. Sin exclusión automática por subcontratista compartido. Cuando un mismo subcontratista aparece en varias ofertas sin que el pliego lo permitiera, la consecuencia ya no es la exclusión automática de todas las ofertas involucradas. En escenarios excepcionales, urgentes o de riesgo para el interés público, la Administración puede continuar el concurso y adjudicar a la oferta mejor calificada. Para sectores donde los especialistas son pocos (laboratorios, mantenimiento de equipo médico, obras especializadas), esto reduce un riesgo que castigaba a oferentes de buena fe.

4. PYMES y cooperativas: nuevas ventajas para venderle al Estado

Dos noticias para las empresas de menor tamaño:

Nuevo orden del desempate. Cuando dos o más ofertas obtienen la misma puntuación, la Administración debe aplicar primero el puntaje adicional por condición PYME, luego los mecanismos de desempate que prevea el pliego y, solo si el empate persiste, el sorteo público. El puntaje PYME es:

• 5 puntos para industria
• 5 puntos para servicios o agropecuaria
• 2 puntos para comercio

Antes la redacción generaba dudas sobre el momento en que entraba el beneficio PYME; ahora es el primer filtro.

Entrada formal de las cooperativas. Conforme a la Ley N.° 10659, las cooperativas que compartan las características de una PYME acceden a los mismos beneficios: fomento, puntaje adicional, criterios de desempate y puntaje por ser subcontratadas. La condición se acredita según los lineamientos del Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

Qué hacer en la práctica. Si su empresa o cooperativa califica, registre y mantenga vigente su condición ante el MEIC antes de ofertar. El beneficio no opera de oficio: la condición debe estar acreditada al momento del concurso, y en mercados competidos esos 2 a 5 puntos deciden adjudicaciones.

5. Una puerta que se cierra: las empresas ya no pueden consultar directamente a la Dirección de Contratación Pública

Este cambio pasó casi inadvertido, pero afecta a todo el sector privado.

Hasta ahora, tanto las instituciones como los terceros (empresas, cámaras, asesores) podían plantear consultas técnico-jurídicas a la Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda, el órgano que orienta la aplicación de la ley. La reforma restringe esa vía: en adelante, solo la Administración puede consultar.

¿Qué significa para su empresa? Las dudas sobre cómo aplica una norma a su caso ya no tienen un canal institucional directo de respuesta. Las inquietudes deberán canalizarse:

• Dentro de cada concurso, mediante las observaciones al pliego o los recursos administrativos correspondientes.
• Con asesoría legal especializada, antes de comprometer la oferta. Vea nuestro artículo sobre abogados de derecho administrativo en Costa Rica para entender cuándo conviene una opinión técnica externa.

En resumen

Preguntas frecuentes

¿Qué es la subsanación de ofertas en SICOP?

Es el mecanismo que permite corregir defectos de una oferta después de presentada en el sistema digital unificado (SICOP): certificaciones faltantes, declaraciones incompletas o documentos desactualizados. Con la reforma, la Administración puede excepcionalmente formular una segunda solicitud de subsanación, y la omisión del desglose del precio es subsanable si resulta verificable con los documentos de la oferta.

¿Cuánto puede subcontratar una empresa en un contrato público en Costa Rica?

Hasta el cincuenta por ciento (50%) del monto total del contrato, sin que puedan subcontratarse las prestaciones esenciales que determinaron la selección del contratista. Tras la reforma, los contratos de aprovisionamiento (compras de bienes o servicios necesarios para ejecutar lo pactado) no cuentan como subcontratación.

¿Qué beneficios tiene ser PYME para contratar con el Estado en Costa Rica?

Las PYMES registradas ante el MEIC reciben:

• Puntaje adicional en caso de empate: 5 puntos en industria, 5 en servicios o agropecuaria, 2 en comercio.
• Criterio de desarrollo regional de hasta un 10%.
• Reservas de mercado exclusivas.

Desde la reforma, las cooperativas con características PYME acceden a los mismos beneficios.

¿Las empresas pueden seguir consultando a la Dirección de Contratación Pública?

No. La reforma 2026 restringió esa vía. En adelante, solo la Administración Pública puede plantear consultas técnico-jurídicas a la Dirección de Contratación Pública del Ministerio de Hacienda. Las dudas del sector privado deberán canalizarse dentro de cada concurso o resolverse con apoyo de un abogado de derecho administrativo antes de comprometer la oferta.

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